• Por JP Gestión Spa
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¿Qué pasa si renuncia el administrador de mi condominio?

Normalmente las renuncias no las vemos venir, nos toman por sorpresa y nos hacen cuestionar muchas cosas. Sin embargo, más allá del shock inicial, una de las prioridades en el momento es que la persona que se va deje su cargo en orden y encontrar a un nuevo integrante del equipo lo antes posible. Pero cuando un administrador de condominio renuncia, la presión puede aumentar, puesto que es la persona que vela por el bienestar y transparencia de la comunidad y dejar documentos en orden para llevar los casos de 600 residentes puede ser cuesta arriba si no se le dedica el tiempo necesario.

¿Con cuánto plazo puede renunciar un administrador de edificios? El administrador es libre de irse cuando lo considere necesario, como cualquier trabajador de cualquier profesión. A pesar de esto, la Ley de Copropiedad no hace referencia a este caso. ¿Se deberá cumplir un plazo? ¿Deberá anunciarse en la asamblea o una notificación por email basta? Son algunas de las preguntas que rondan al presentarse esta situación.

En la mayoría de los casos, los administradores trabajan con Boleta de Honorarios, lo que deba hacer el condominio varía mucho del tipo de relación existente. Por ejemplo, hay algunas comunidades que ofrecen un contrato u otro documento legal para establecer relaciones con el administrador, el cual contiene cláusulas especiales sobre plazos de preaviso para renuncias y modos de hacerlo.

¿Cuáles son las medidas que debe tomar mi condominio si renuncia el administrador?

Si no existe un documento legal y firmado donde el administrador haya acordado seguir ciertos pasos al presentar una renuncia, sino que todo se trabajó por boletas y acuerdos verbales, no hay mucho que puedas hacer con respecto al administrador. Lo que sí puedes hacer es lo siguiente:

• Solicitar al administrador una rendición de cuentas antes de irse: Repetimos, si no está por escrito, no es una obligación una vez que renuncia. Aún así, es una medida profesional dejar las cuentas claras antes de dejar un condominio. Lo que debe presentar para dejar todo claro es:

• El Estado de Resultado: en este informe se declaran los ingresos por pagos de gastos comunes, alquiler de espacios, multas y otros, comparándolo con los egresos del edificio.

• Informe de Flujo de Caja: se explica el movimiento del dinero del condominio durante su administración.

• Libro de bancos: se detalla con precisión el saldo de la cuenta bancaria del condominio.

• Informe de gastos comunes: se especifica el total recaudado a través de gastos comunes (y multas por atraso)

• Informe de contratos de trabajo: se detalla la cantidad de dinero destinado al pago de sueldo de todos los trabajadores en el edificio, considerando sus horas extras, imposiciones y otros.

• Informe de contratos de proveedores: este aclara la relación, tipo y dinero destinado de la residencia en mantenimientos, servicios y otros.

• Informe Fondo de Reserva: uno de los más importantes, y si bien aparece en el balance general, este informe permite ver a detalle el dinero disponible para atender mantenciones o emergencias.

Ten una lista de administradores de respaldo: Condominios precavidos valen por dos, y aunque la relación actual con tu administrador sea buena, no está demás tener contactos potenciales para que lleven la administración de tu edificio. También hay casos donde el mismo comité divide las actividades del administrador y llevan entre todos el condominio. Al final, la única opción correcta es la que le traiga mayor bienestar a tu comunidad.

Cabe destacar que, para este proceso a modo de dejar absolutamente clara toda la información, se puede apoyar en una auditoría externa con un contador externo. Otra de las ventajas de usar un software de administración de edificios es que toda la información está respaldada y a la mano para todos, de modo que datos de finanzas, unidades y demás, podrás solicitarla acreditando a través de un acta.